Ordini

La gestione degli ordini consente di creare direttamente dal Gestionale, aggiornare e monitorare le informazioni sugli ordini ricevuti relative allo stato dell'ordine ed alla situazione dei pagamenti.

Ogni volta che un cliente esegue un ordine si riceverà una email di conferma e il nuovo ordine comparirà in testa alla lista degli ordini.

Gli ordini che si vogliono consultare o modificare possono essere individuati più facilmente utilizzando i menù e i filtri appositi. È quindi possibile:

• Cambiare l'ordinamento degli ordini selezionando l'intestazione corrispondente: stato, numero, data di creazione, intestatario fatturazione, imponibile, totale IVA inclusa, data ultima modifica e stato del pagamento.
• Cercare un ordine attraverso l'apposita ricerca, ad esempio indicando direttamente il numero dell'ordine che si desidera consultare.
• Filtrare gli ordini in base al loro stato (nuovo, aperto ecc..), alla data di creazione (oggi, ieri, settimana corrente ecc..), allo stato di pagamento (pagato, non pagato).
• Esportare la lista degli ordini visualizzati nel formato XML.

Lo stato in cui si trova un ordine può essere:

• Nuovo: non è stato ancora messo in lavorazione. È lo stato iniziale di un ordine.
• Aperto: è stato messo in lavorazione.
• Pronto: i prodotti sono pronti per essere spediti o consegnati.
• Spedito: è stato evaso ma i prodotti non sono stati ancora consegnati al cliente.
• Consegnato: il cliente ha ricevuto i prodotti ma l'ordine non è ancora concluso, ad esempio non sono ancora passati i giorni in cui il cliente ha il diritto di recesso.
• Concluso: è stato evaso e completato in ogni sua fase, compresa l'esecuzione del pagamento.
• Annullato: non è stato evaso o si è proceduto al suo annullamento. Quando un ordine viene messo nello stato di Annullato è possibile, se lo si desidera, ripristinare automaticamente le giacenze dei prodotti facenti parte dell'ordine.

È possibile modificare lo stato di un ordine in qualsiasi momento.

Nota: I prodotti più venduti, visibili sul sito, sono i prodotti ordinati i cui ordini sono nello stato Pronto, Spedito, Consegnato o Concluso eseguiti negli ultimi 30 giorni.

Creare un ordine da gestionale

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Fare clic su Nuovo Ordine.
4. Selezionare il cliente dall'elenco che si apre.
5. Impostare i campi come si desidera.
6. Fare clic su Aggiungi.

Creare un ordine da un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Aprire la sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo da cui si vuole generare l'ordine.
4. Fare clic su Nuovo documento.
5. Selezionare Ordine.
6. Impostare i campi come si desidera.
7. Fare clic su Aggiungi.

Modificare un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nelle sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine che si desidera modificare.
4. Fare clic su Modifica.
5. Modificare l'ordine come desiderato.
6. Fare clic su Salva.

È possibile modificare la maggior parte degli aspetti di un ordine compresa la possibilità di aggiungere e togliere i prodotti. È possibile aggiungere una nota di dettaglio per ogni riga d'ordine.

Sostituire un prodotto in un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine a cui si desidera sostituire il prodotto.
4. Fare clic su Modifica.
5. Individuare la riga del prodotto che si desidera sostituire e fare clic sulla lente di ingrandimento di colore blu posta alla sua sinistra. Si aprirà una nuova finestra.
6. Selezionare la referenza di prodotto desiderata. Utilizzare la ricerca e i filtri appositi per aiutarsi nella ricerca della referenza.
7. Fare clic su OK.
8. Fare clic su Salva.

Aggiungere una riga di prodotto ad un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine a cui si desidera aggiungere il prodotto.
4. Fare clic su Modifica.
5. Fare clic sul pulsante + di colore verde che si trova in basso a sinistra. Comparirà una nuova riga di prodotto.
6. Se si desidera aggiungere una referenza già presente a magazzino, fare clic sulla lente di ingrandimento di colore blu posta alla sinistra della riga d'ordine. Si aprirà una nuova finestra da cui poter scegliere la referenza.
7. Se invece si desidera aggiungere un prodotto o servizio non presente a magazzino, compilare i campi della riga come desiderato.
8. Se si desiderano aggiungere altri prodotti procedere nuovamente con il punto 5.
9. Fare clic su Salva.

Togliere un prodotto da un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine a cui si vuole togliere il prodotto.
4. Fare clic su Modifica.
5. Individuare la riga del prodotto che si desidera togliere.
6. Fare clic sull'icona x di colore grigio ( diventa rossa al passaggio del mouse ) che si trova alla sua destra. La riga di prodotto sarà eliminata.
7. Se si desidera togliere altre righe procedere nuovamente con il punto 5.
8. Fare clic su Salva.

Modificare gli indirizzi di fatturazione o spedizione di un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine a cui si vogliono modificare gli indirizzi di fatturazione o spedizione.
4. Fare clic su Modifica.
5. In corrispondenza del riquadro Fatturazione oppure del riquadro Spedizione fare clic su Modifica. Si aprirà una nuova finestra.
6. Modificare l'indirizzo come desiderato. L'indirizzo sarà modificato solo per l'ordine in questione, non sarà modificata l'anagrafica originale del cliente.
7. Fare clic su OK. Si chiuderà la finestra.
8. Fare clic su Salva.

Associare un cliente ad un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine da associare al cliente.
4. Fare clic su Modifica.
5. In corrispondenza della voce Cliente fare clic sulla lente di ingrandimento di colore blu. Si aprirà una nuova finestra.
6. Selezionare il cliente a cui si desidera associare l'ordine ( Utilizzare la ricerca e i filtri appositi per aiutarsi nella ricerca del cliente ).
7. Selezionato il cliente si aprirà una finestra. Se si desidera modificare anche gli indirizzi di fatturazione e spedizione dell'ordine con quelli del cliente selezionato fare clic su OK.
8. Fare clic su Salva.

Associare un cliente suggerito da Open2b ad un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine da associare al cliente.
4. Fare clic su Modifica.
5. Fare clic su Suggerisci. Si aprirà una nuova finestra.
6. Open2b propone, se presenti, i clienti che condividono con i dati di fatturazione dell'ordine uno o più elementi tra Codice Fiscale, Partita IVA e indirizzo email. Selezionare il cliente a cui si desidera associare l'ordine.
7. Selezionato il cliente si aprirà una finestra. Se si desidera modificare anche gli indirizzi di fatturazione e spedizione dell'ordine con quelli del cliente selezionato fare clic su OK.
8. Fare clic su Salva.

Associare una nuova anagrafica cliente ad un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine da associare al cliente.
4. Fare clic su Modifica.
5. Fare clic su Crea da Fatturazione. Open2b creerà una nuova anagrafica cliente sulla base dei dati di fatturazione presenti nell'ordine.
6. Fare clic su Salva.

Modificare i metodi di spedizione e pagamento di un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine di cui si desidera modificare i metodi di spedizione e pagamento.
4. Fare clic su Modifica.
5. In corrispondenza delle voci Spedizione e Pagamento selezionare il metodo di spedizione e pagamento desiderati.
6. Fare clic su Salva.

Modificare lo stato un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine di cui si desidera modificare lo stato.
4. Fare clic su cambia in alto a destra in corrispondenza dello stato attuale.
5. Selezionare il nuovo stato dal menù visualizzato.

Notificare al cliente che l'ordine è stato spedito

Quando si mette un ordine nello stato Spedito, si aprirà una finestra che consente di inviare una email al cliente per notificarli che l'ordine è stato spedito.

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine che è stato spedito.
4. Fare clic su cambia in alto a destra in corrispondenza dello stato attuale dell'ordine.
5. Selezionare Spedito dal menù a tendina. Si aprirà una nuova finestra.
6. Compilare i campi come desiderato. Se si desidera inviare in copia l'email anche ad un altro indirizzo allora indicarlo nel campo CC.
7. Se si desidera aggiungere una nota all'ordine che ricordi che la notifica è stata inviata al cliente allora lasciare selezionata la voce Aggiungi una nota, altrimenti fare clic sulla voce per deselezionarla.
8. Fare clic su Invia.

Modificare la situazione di pagamento di un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine di cui si desidera modificare la situazione del pagamento.
4. Selezionare cambia in alto a destra in corrispondenza dell'attuale situazione di pagamento.
5. Selezionare la nuova situazione di pagamento dal menù visualizzato.

Aggiungere delle note ad un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine a cui si desidera aggiungere delle note.
4. Selezionare l'icona + in verde in alto a destra nel riquadro delle note.
5. Scrivere le note da aggiungere.
6. Fare clic su Aggiungi.

Modificare le note di un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine a cui si desidera modificare le note.
4. Individuare, nel riquadro delle note, la nota che si desidera modificare e fare clic sulla data corrispondente.
5. Modificare la nota come desiderato.
6. Fare clic su Salva.

Creare un documento (proforma, fattura, ricevuta, DDT) da un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine da cui si desidera creare il nuovo documento.
4. Fare clic su Nuovo documento.
5. Selezionare Proforma, Fattura, Ricevuta o DDT in base al tipo di documento che si desidera creare. Si aprirà il relativo documento.
6. Modificare il nuovo documento come desiderato.
7. Fare clic su Aggiungi.

Creare una o più spedizioni in un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine in cui si desidera creare la nuova spedizione.
4. Fare clic su Spedisci. Si aprirà una finestra con la possibilità di indicare:
   • la data della spedizione
   • la data di consegna, se questa si conosce già
   • il numero di tracciamento della spedizione
   • l'url del sito dove monitorare la spedizione
   • le quantità delle specifiche referenze contenute nella spedizione
5. Fare clic su Salva. Comparirà una nuova spedizione nell'ordine. Ripetere l'operazione qualora si desideri creare nuove spedizioni. Una volta esaurite le quantità di tutte le referenze ordinate il pulsante Spedisci non sarà più cliccabile.

Modificare una o più spedizioni in un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine in cui si desidera modificare la spedizione.
4. Fare clic su Modifica nel riquadro Spedizioni.
5. Fare clic su Salva.

Stampare un ordine

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare l'ordine che si desidera stampare.
4. Fare clic su Stampa. Verrà visualizzato l'ordine in formato stampabile e si aprirà una nuova finestra che consentirà di avviare la stampa.

Eliminare uno o più ordini

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Ordini.
3. Selezionare le caselle sulla destra degli ordini che si desidera eliminare.
4. Fare clic su Elimina Annullati. Si aprirà una nuova finestra di conferma.
5. Verificare di aver selezionato gli ordini corretti e fare clic su OK.