Preventivi

Open2b nelle versioni B2B consente di gestire i preventivi.

I clienti possono:

1. richiedere un preventivo su uno o più prodotti direttamente dal negozio online.
2. accettare direttamente il preventivo inviato dal gestore del negozio e procedere eventualmente subito al pagamento.

Il gestore del negozio può formulare un preventivo:

• sulla base delle richieste di preventivo inviate dal cliente dal negozio online,
• creandolo ex-novo direttamente dal gestionale.

Per listino

Per ogni gruppo clienti è possibile indicare se consentire ai rispettivi clienti di richiedere un preventivo ( vedere la sezione Clienti > Gruppi ). In questo modo se si vuole permettere di richiedere preventivi solamente a dei clienti e non ad altri, basterà assegnare a questi un gruppo che consente i preventivi.

Per prodotto

I preventivi potranno essere inoltre abilitati per alcuni prodotti e per altri no ( vedere la scheda del prodotto nella sezione Catalogo > Prodotti ). In questo modo si potranno avere prodotti per i quali si accettano solo gli ordini, altri prodotti per i quali si accettano solo preventivi e prodotti per i quali si accettano sia ordini che preventivi.

In quest'ultimo caso, la quantità minima preventivabile per il prodotto è il valore che determina se il prodotto sarà ordinabile oppure su preventivo una volta che il cliente lo ha aggiunto al carrello.

Vale comunque che un prodotto è preventivabile solo se è abilitato anche il listino del cliente.

Carrello per la richiesta di preventivo

Il carrello del negozio funge sia da carrello per ordini che da carrello per i preventivi.

Affinché un carrello sia su preventivo è necessario che:

• il gruppo del cliente consenta i preventivi,
• ci sia almeno un prodotto nel carrello per cui è consentito il preventivo,
• la quantità nel carrello per questo prodotto sia uguale o maggiore al suo minimo preventivabile.
• Quando un carrello è su preventivo, i clienti potranno inoltre formulare delle richieste particolari sui singoli prodotti che lo prevedono ( vedere la scheda del prodotto per abilitare questa funzionalità ), oltre a poter sempre indicare eventuali richieste sull'intero preventivo.

Una volta che il cliente ha inviato la richiesta di preventivo, questa comparirà nel gestionale nella sezione Vendite > Preventivi sotto forma di preventivo senza numero. Il preventivo sarà comunque precompilato con i prodotti, le quantità e i prezzi di vendita i quali potranno essere modificati assieme a tutti gli altri aspetti del preventivo.

Proposta di preventivo

Una volta che il preventivo è pronto, si potrà inviare al cliente la proposta di preventivo via email. Il cliente potrà vedere la proposta direttamente sul sito, accettarla e procedere al pagamento se è previsto che avvenga online. In seguito all'accettazione del preventivo viene creato automaticamente il corrispondente ordine.

I preventivi possono avere una data di scadenza oltre la quale il cliente non potrà più accettarlo.

Esempio d'uso

A titolo esemplificativo, supponiamo che il negozio sia rivolto sia al consumatore finale che al dettagliante. Si vorrebbe che:

• il consumatore finale possa ordinare dal negozio ma non possa richiedere preventivi,
• il dettagliante possa ordinare se i prodotti che desidera sono tutti ordinabili nelle quantità desiderate oppure possa inviare una richiesta di preventivo se desidera un prodotto con una quantità non disponibile per l'ordine ma preventivabile.

Come procedere:

• Al listino principale non si consentono i preventivi ( per modificare un listino vedere la sezione Catalogo > Listini ). Il consumatore finale avrà accesso solo a questo listino.
• Si crea un nuovo listino per il quale si consentono i preventivi ( per creare un nuovo listino vedere la sezione Catalogo > Listini ).
• Ai dettaglianti viene associato il nuovo listino a loro riservato che è stato appena creato ( per cambiare il listino associato ad un cliente vedere l'anagrafica del cliente nella sezione Clienti ).
• Ai prodotti preventivabili si consente il preventivo ( per consentire il preventivo ad un prodotto vedere la scheda del prodotto nella sezione Catalogo > Prodotti ). Si indicherà la minima quantità per la quale si accetta il preventivo ed eventualmente se il cliente può richiedere delle personalizzazioni si scrive un testo informativo che indichi al cliente il genere di personalizzazione che può richiedere.

Gestione dei preventivi

I preventivi che si desiderano consultare o modificare possono essere individuati più facilmente utilizzando i menù e i filtri appositi. È quindi possibile:

• Cambiare l'ordinamento dei preventivi selezionando l'intestazione corrispondente: stato, numero, data di creazione, intestatario fatturazione, imponibile, totale IVA inclusa o data ultima modifica.
• Cercare un preventivo attraverso l'apposita ricerca, ad esempio indicando direttamente il numero del preventivo che si desidera consultare.
• Filtrare i preventivi in base al loro stato (Nuovo, Aperto ecc..) e alla data di creazione (oggi, ieri, settimana corrente ecc..).

Lo stato in cui si trova un preventivo può essere:

• Nuovo: non è stato ancora messo in lavorazione. È lo stato iniziale di un preventivo.
• Aperto: è stato messo in lavorazione.
• Inviato: la proposta di preventivo è stata inviata al cliente.
• Accettato: il preventivo è stato accettato dal cliente e convertito in ordine.
• Scaduto: sono trascorsi i termini senza che il preventivo sia stato accettato dal cliente.
• Annullato: si è proceduto al suo annullamento.

Modificare un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo che si desidera modificare.
4. Fare clic su Modifica.
5. Modificare il preventivo come desiderato.
6. Fare clic su Salva.

È possibile modificare tutti gli aspetti di un preventivo compresa la possibilità di aggiungere e togliere i prodotti e la data di scadenza. Per ogni riga del preventivo inoltre è possibile indicare delle note come le richieste del cliente.

Sostituire un prodotto in un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si desidera sostituire il prodotto.
4. Fare clic su Modifica.
5. Individuare la riga del prodotto che si desidera sostituire.
6. Fare clic sull'icona lente di ingrandimento di colore blu che si trova sulla sinistra della riga. Si aprirà una nuova finestra.
7. Selezionare la referenza desiderata. Utilizzare la ricerca e i filtri appositi per aiutarsi nella ricerca della referenza.
8. Fare click su OK.
9. Fare clic su Salva.

Aggiungere un prodotto ad un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si desidera aggiungere il prodotto.
4. Fare clic su Modifica.
5. Fare clic sul pulsante + di colore verde che si trova in basso a sinistra. Comparirà una nuova riga di prodotto.
6. Se si desidera aggiungere una referenza già presente a magazzino, fare clic sulla lente di ingrandimento di colore blu posta alla sinistra della riga d'ordine. Si aprirà una nuova finestra da cui poter scegliere la referenza.
7. Se invece si desidera aggiungere un prodotto o servizio non presente a magazzino, compilare i campi della riga come desiderato.
8. Se si desiderano aggiungere altri prodotti procedere nuovamente con il punto 5.
9. Fare clic su Salva.

Togliere un prodotto da un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si vuole togliere il prodotto.
4. Fare clic su Modifica.
5. Individuare la riga del prodotto che si desidera togliere.
6. Fare clic sull'icona x di colore grigio ( diventa rossa al passaggio del mouse ) che si trova alla sua destra. La riga di prodotto sarà eliminata.
7. Se si desidera togliere altre righe procedere nuovamente con il punto 5.
8. Fare clic su Salva.

Modificare gli indirizzi di fatturazione o spedizione di un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si vogliono modificare gli indirizzi di fatturazione o spedizione.
4. Fare clic su Modifica.
5. In corrispondenza del riquadro Fatturazione oppure del riquadro Spedizione fare clic su Modifica. Si aprirà una nuova finestra.
6. Modificare l'indirizzo come desiderato. L'indirizzo sarà modificato solo per il preventivo in questione, non sarà modificata l'anagrafica originale del cliente.
7. Fare clic su OK. Si chiuderà la finestra.
8. Fare clic su Salva.

Associare un preventivo ad un cliente

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo da associare al cliente.
4. Fare clic su Modifica.
5. In corrispondenza della voce Cliente fare clic sulla lente di ingrandimento di colore blu. Si aprirà una nuova finestra.
6. Selezionare il cliente a cui si desidera associare il preventivo ( Utilizzare la ricerca e i filtri appositi per aiutarsi nella ricerca del cliente ).
7. Selezionato il cliente si aprirà una finestra. Se si desidera modificare anche gli indirizzi di fatturazione e spedizione del preventivo con quelli del cliente selezionato fare clic su OK.
8. Fare clic su Salva.

Associare un cliente suggerito da Open2b ad un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo da associare al cliente.
4. Fare clic su Modifica.
5. Fare clic su Suggerisci. Si aprirà una nuova finestra.
6. Open2b propone, se presenti, i clienti che condividono con i dati di fatturazione del preventivo uno o più elementi tra Codice Fiscale, Partita IVA e indirizzo email. Selezionare il cliente a cui si desidera associare il preventivo.
7. Selezionato il cliente si aprirà una finestra. Se si desidera modificare anche gli indirizzi di fatturazione e spedizione del preventivo con quelli del cliente selezionato fare clic su OK.
8. Fare clic su Salva.

Associare una nuova anagrafica cliente ad un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo da associare al cliente.
4. Fare clic su Modifica.
5. Fare clic su Crea da Fatturazione. Open2b creerà una nuova anagrafica cliente sulla base dei dati di fatturazione presenti nel preventivo.
6. Fare clic su Salva.

Modificare gli indirizzi di fatturazione o spedizione di un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si vogliono modificare gli indirizzi di fatturazione o spedizione.
4. Fare clic su Modifica.
5. In corrispondenza del riquadro Fatturazione oppure del riquadro Spedizione fare clic su Modifica. Si aprirà una nuova finestra.
6. Modificare l'indirizzo come desiderato. L'indirizzo sarà modificato solo per il preventivo in questione, non sarà modificata l'anagrafica originale del cliente.
7. Fare clic su OK. Si chiuderà la finestra.
8. Fare clic su Salva.

Aggiungere delle note ad un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si desidera aggiungere delle note.
4. Selezionare l'icona + in verde in alto a destra nel riquadro delle note.
5. Scrivere le note da aggiungere.
6. Fare clic su Aggiungi.

Modificare le note di un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo a cui si desidera modificare le note.
4. Individuare, nel riquadro delle note, la nota che si desidera modificare e fare clic sulla data corrispondente.
5. Modificare la nota come desiderato.
6. Fare clic su Salva.

Creare un ordine o una proforma da un preventivo

Nota: Un ordine per il preventivo viene creato automaticamente appena il cliente vede la proposta di preventivo sul sito e la accetta.

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo da cui si desidera creare il nuovo documento.
4. Fare clic su Nuovo documento.
5. Selezionare Ordine o Proforma in base al tipo di documento che si desidera creare. Si aprirà il relativo documento.
6. Modificare il nuovo documento come desiderato.
7. Fare clic su Aggiungi.

Inviare una proposta di preventivo

Una volta che si è formulato il preventivo indicandone anche il numero, è possibile inviare la proposta al cliente. Il cliente riceverà un'email con l'indirizzo sul sito attraverso cui vedere la proposta ed eventualmente accettarla.

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo di cui si desidera inviare la proposta al cliente.
4. Fare clic su Invia proposta, si aprirà una nuova finestra.
5. Compilare i campi come desiderato. Se si desidera inviare in copia l'email anche ad un altro indirizzo allora indicarlo nel campo CC.
6. Se si desidera aggiungere una nota al preventivo che ricordi che la proposta è stata inviata al cliente e mettere il preventivo nello stato Inviato, allora lasciare selezionata la voce Metti il preventivo come inviato e aggiungi una nota, altrimenti fare clic sulla voce per deselezionarla.
7. Fare clic su Invia.

Stampare un preventivo

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare il preventivo che si desidera stampare.
4. Fare clic su Stampa. Verrà visualizzato il preventivo in formato stampabile e si aprirà una nuova finestra che consentirà di avviare la stampa.

Eliminare uno o più preventivi

1. Andare nella sezione Vendite.
2. Andare nella sottosezione Preventivi.
3. Selezionare le caselle sulla destra dei preventivi che si desidera eliminare.
4. Fare clic su Elimina Annullati. Si aprirà una nuova finestra di conferma.
5. Verificare di aver selezionato i preventivi corretti e fare clic su OK.